Workflow Automation คืออะไร?
Workflow Automation คือกระบวนการที่ใช้ ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมืออัตโนมัติ ในการดำเนินขั้นตอนต่างๆ ภายในองค์กรโดยไม่ต้องอาศัยการทำงานของมนุษย์มากนัก การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยทำให้กระบวนการทำงานราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
-
การอนุมัติเอกสารอัตโนมัติ
-
การส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ
-
ระบบออกใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องใช้แรงงานมนุษย์
-
ระบบจัดการคำขออนุมัติภายในองค์กร
Automation กับการจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารในองค์กรเป็นกระบวนการที่มีหลายขั้นตอน ตั้งแต่การสร้าง การตรวจสอบ การอนุมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บและการเรียกใช้เอกสาร โดยทั่วไป กระบวนการเหล่านี้มักใช้แรงงานคน ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาดได้ การนำ Automation มาใช้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นในหลายด้าน
1. ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
จากเดิมที่ต้องมีพนักงานตรวจสอบและส่งต่อเอกสารหลายขั้นตอน ระบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถส่งเอกสารไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทันที
ลดระยะเวลาที่ใช้ในการรอการอนุมัติ
2. เพิ่มความถูกต้องและแม่นยำ
ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
ใช้ Optical Character Recognition (OCR) ในการแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ
3. ปรับปรุงการเข้าถึงเอกสาร
ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที
ปรับปรุงระบบรักษาความปลอดภัยโดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463
แนวทางการนำ Automation ไปใช้ในองค์กร
1. ระบุขั้นตอนที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติ
เริ่มต้นโดยการวิเคราะห์กระบวนการทำงานที่ใช้เอกสาร แล้วเลือกส่วนที่สามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิทัลได้ เช่น:
การจัดเก็บและเรียกใช้เอกสาร
การอนุมัติเอกสารภายในองค์กร
การออกใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงิน
2. เลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
มีซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มมากมายที่ช่วยให้เป็นไปอย่างราบรื่น เช่น:
Microsoft Power Automate – ระบบอัตโนมัติที่สามารถเชื่อมต่อกับ Microsoft Office
Zapier – เครื่องมือที่ช่วยเชื่อมโยงแอปพลิเคชันหลายตัวให้ทำงานร่วมกัน
DocuSign – ระบบจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
3. อบรมและปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร
ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับข้อดีและวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติ
ส่งเสริมให้พนักงานปรับตัวกับการทำงานแบบดิจิทัล
4. วัดผลและปรับปรุงระบบ
ตรวจสอบว่าการใช้ Workflow Automation ช่วยลดเวลาและข้อผิดพลาดหรือไม่
ปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานขององค์กร
ตัวอย่างการใช้งานในธุรกิจ
1. ธุรกิจด้านการเงินและบัญชี
ระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดในการออกเอกสาร
ระบบแจ้งเตือนการชำระเงิน
2. ธุรกิจด้านทรัพยากรบุคคล
การสมัครงานและการคัดกรองเรซูเม่อัตโนมัติ
ระบบจัดเก็บสัญญาจ้างงานแบบดิจิทัล
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463
สรุป
Workflow Automation ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน ลดต้นทุน และช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น องค์กรที่นำระบบอัตโนมัติมาใช้จะสามารถทำงานได้เร็วขึ้น มีความแม่นยำสูงขึ้น และรองรับการทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ หากองค์กรของคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คือก้าวสำคัญที่คุณไม่ควรมองข้าม
