สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
คุณจะได้ประโยชน์อะไร? จากการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
อาจจะเป็นเรื่องเหลือเชื่อสำหรับหลายคน หากจะบอกว่าปัจจุบันข้อมูลข่าวสารหรือ ข้อความต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้กระดาษจะสามารถส่งถึงกัน ภายในเวลาชั่วพริบตา แถมมีความยืดหยุ่นในการจัดการ แก้ไขและแจกจ่ายไปยัง จุดหมายปลายทางที่แท้จริงได้อย่างแม่นยำ ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานเพิ่มขึ้น ประโยชน์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ
- หมดปัญเอกสารกองเต็มออฟฟิศ หาย หาไม่พบ
- ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสารกระดาษที่มีการสำเนาซ้ำซ้อน ลดค่าใช้จ่ายพื้นที่จัดเก็บกระดาษ
- ลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และใช้กระดาษ
- ลดค่าใช้จ่ายในการการจัดการเอกสารกระดาษ เช่น การส่งเอกสารภายใน การค้นหาเอกสาร การจัดการจัดเก็บ
- ลดค่าใช้จ่ายแรงงานในการจัดการเอกสาร สามารถเปลี่ยนไปทำงานที่สร้างมูลเพิ่มให้กับองค์กรมากยิ่งขึ้น
- เพิ่มความเร็วและช่วยทำให้กระบวนการทำงานสั้นลง โดยทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้อย่างรวดเร็วทุกที่ทุกเวลา
- เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าและคู่ค้า จากการมีข้อมูลที่ถูกต้องรวดเร็วให้บริการลูกค้าและคู่ค้า
- ลดความผิดพลาดในกระบวนการทำงานให้เหลือน้อยที่สุด
- รักษาความปลอดภัย การเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ที่ได้รับ
- เป็นพื้นฐานในการพัฒนากระบวนการทำงานแบบดิจิตอล หรือ Paperless ต่อไป
ระบบสแกนเอกสาร คืออะไร?
กระบวนการสแกนเอกสาร
- Capture คือ ขั้นตอนการเปลี่ยนเอกสารเป็นภาพดิจิตอล เช่น การสแกนเอกสารได้สแกนเนอร์ การถ่ายภาพเอกสารด้วยมือถือ และ การใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นสแกนเอกสาร เป็นต้น
- Classification/Extract/Index คือ ขั้นตอนที่นำภาพเอกสารมาแยกประเภทเอกสาร (Classification) การแปลงภาพเอกสารให้เป็นข้อมูล (Extract) และการทำการบันทึกข้อมูลดัชนี (Index) ของเอกสาร
- Validate คือ ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารว่ามีการแยกประเภท ดึงข้อมูล และจัดทำดัชนี ถูกต้องหรือไม่ก่อนที่จะส่งไปจัดเก็บในระบบเป้าหมาย
- Deliver คือ ขั้นตอนการส่งไฟล์เอกสารและข้อมูลไปยังระบบเป้าหมาย เช่น ระบบจัดการเอกสาร ระบบเวิร์กโฟลว์ ระบบ ERP และ ระบบ CRM เป็นต้น เพื่อสร้าง Digital Business Process
กระบวนการสแกนเอกสาร
- เทคโนโลยีสแกน 2.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยโดยมีคนเป็นผู้ดำเนินการ คนเป็นผู้ทำการแยกประเภท ทำดัชนี ตรวจสอบ โดยมีซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือ
- เทคโนโลยีสแกน 3.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์มาทำการแยกประเภท ทำดัชนี โดยใช้เทคโนโลยีด้าน OCR และ Dynamic Form Processing เข้ามาทำงานตามเงื่อนไข (Rule) ที่กำหนดไว้ รวมทั้งสามารถกำหนดให้ส่งข้อมูลไปยังระบบเป้าหมายได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องตรวจสอบตามเงื่อนไขความถูกต้องที่ตั้งไว้ ในเทคโนโลยี 3.0 จะใช้คนในกระบวนการสแกนน้อยลง แต่ยังต้องใช้คนในการตั้งเงื่อนไขหรือกฏในระบบเพื่อให้ซอฟต์แวร์ทำงาน
- เทคโนโลยีสแกน 4.0 คือ การสแกนโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ซอฟต์แวร์เรียนรู้ได้ด้วยตนเอง คือ มีการนำปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาทำการเรียนรู้แบ่งแยกประเภทดึงข้อมูลตรวจสอบและตัดสินใจแทนคน ตาม Model ที่ได้กำหนดไว้ มีความสามารถในการเรียนรู้ข้อมูลใหม่ ประเภทเอกสารใหม่ หาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลได้เอง ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้เราสามารถใช้ข้อมูลในเอกสารที่สแกน และสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่ฉลาดได้อย่างรวดเร็ว
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
ทำไมการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ถึงมีความสำคัญมาก?
ปัจจุบันสังคมไทยนอกจากจะก้าวเข้าสู่การเป็น Cashless society แล้ว ในขณะนี้เทคโนโลยีเกี่ยวกับระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถนำสังคมเราเข้าสู่ยุค Paperless ได้อีกในเวลาเดียวกัน
ซึ่งข้อดีของ Paperless ก็คือช่วยลดการใช้กระดาษซึ่งเป็นการช่วยลดการใช้ทรัพยากรและลดการเกิดภาวะโลกร้อนได้อีกทางหนึ่ง
การเก็บเอกสารเป็นกระดาษไม่ว่าจะเป็นข้อมูลอะไรก็ตามทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บและสถานที่เก็บ ดังนั้นการเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องลงทุนในการเช่าสถานที่เพื่อเก็บของเพิ่มขึ้น และเมื่อมีการค้นหาเอกสารก็สามารถค้นหาได้ทันทีและรวดเร็ว เพราะระบบมีการจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างเป็นระเบียบอยู่แล้ว สามารถดึงข้อมูลขึ้นมาใช้งานได้ทันที
นอกจากข้อดีของการไม่ใช้กระดาษและการเก็บเอกสารแล้ว ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยในเรื่องของการยืนยันตัวตนของเจ้าของเอกสารนั้นได้อีกด้วย ทำให้ผู้ใช้บริการไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเตรียมเอกสารและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ข้อมูลที่จัดเตรียมได้รวดเร็วทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
ข้อดีของการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
เป็นการประหยัดทรัพยากร ประหยัดเวลาและต้นทุนหลายๆ อย่าง ทำให้เศรษฐกิจสามารถก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว จึงอยากชวนให้ทุกคนลองหันมาใช้ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันดู อย่างน้อยก็เป็นการช่วยสังคมและสิ่งแวดล้อม เริ่มต้นจากเราก่อนแล้วค่อยๆ บอกต่อกันไป โลกจะสวยดังเดิมได้ไม่ใช่เรื่องที่ยากเย็นเลยจริงๆ
ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน
