เอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับความสำคัญทางกฏหมายส่งผลอะไรกับองค์กรของคุณ

สัญญา หมายถึง หลักฐานที่เป็นหนังสือ และมีการลงลายลักษณ์อักษรครบถ้วนสมบูรณ์ โดยปกติสัญญานั้นจะมีผลบังคับใช้ทันที หรือตามเวลาที่กำหนดในสัญญา เช่น การทำสัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ สัญญาซื้อขายสินค้า สัญญาประกอบธุรกิจ ซึ่งการทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรโดยทั่วไปมีไว้เพื่ออ้างอิงความบริสุทธิ์ หรือความผิดจากเหตุฟ้องร้องกันในชั้นศาล ฉะนั้นแล้วตามหลักกฎหมายจึงมีการกำหนดหลักเกณฑ์การทำสัญญาไว้ 2 ประการคือ

ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือ
ในสัญญาต้องมีการลงลายมือชื่อของคู่สัญญา เพื่อระบุตัวผู้ทำสัญญาได้ถูกต้อง

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463

แต่ปัจจุบันมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สะดวก รวดเร็วยิ่งขึ้น รองรับเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว กฎหมายการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงถูกบัญญัตขึ้นมา เพื่อปิดช่องโหว่ของกฎหมายเดิม ซึ่งภายในบทบัญญัติได้ระบุแนวทางเอาไว้อย่างชัดเจน ในการยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document จะต้องมีสถานะครบถ้วนทางกฏหมาย 3 ประการ

ข้อความที่ระบุในสัญญาต้องเข้าใจง่าย เข้าถึงง่าย หมายถึง ข้อความที่ถูกเขียนขึ้นต้องสามารถอ่านได้ ตีความได้ แปลแล้วได้ความหมายที่เข้าใจตรงกัน ไม่สามารถตีความหมายไปแบบอื่นได้
ข้อความที่ถูกต้องสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ หมายถึง สามารถเปิดดูข้อความเนื้อหาภายหลังได้ หรือดึงข้อมูลมาเปิดดูอีกครั้งได้ อย่างที่รู้กันว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บางอย่างสามารถตั้งค่าการลบได้ เพื่อแก้ปัญหาเอกสารที่อาจเกิดการสูญหายจึงกำหนดแนวทางข้อนี้ขึ้นมา
ข้อความในสัญญาต้องมีความหมายเดิมไม่ถูกเปลี่ยนแปลง เมื่อกลับมาเปิดดูอีกครั้งความหมายก็ยังคงเดิม โดยคู่ความสามารถพิสูจน์ในชั้นศาลได้ว่า ความหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่เคยถูกเปลี่ยนแปลงมาก่อน ประกอบกับมีเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามา ทำให้ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับสัญญา ข้อมูลการแก้ไขจะถูกระบุ หรือเก็บไว้เสมอ ไม่ว่าใครก็ตามที่กลับมาเปิดสัญญาก็สามารถตรวจสอบขอ้มูลผู้ทำการแก้ไขได้ตลอดเวลา ช่วยลดความคลุมเครือในเอกสาร และระยะเวลาการตรวจสอบเอกสารได้เป็นอย่างดี

การลงลายมือชื่อบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การลงลายมือชื่อ หรือการเซ็นเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของการทำสัญญามานาน ตั้งแต่การทำสัญญาถูกจำกัดให้อยู่ในรูปแบบกระดาษเท่านั้น ซึ่งการเซ็นลายมือชื่อช่วยทำให้เอกสารสัญญ่มีความน่าเชื่อถือ และสามารถตรวจสอบผู้ทำสัญญาได้ แต่ในปัจจุบันเริ่มหันมาใช้ e-Signature บนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มมากขึ้น ที่สามารถใช้เป็นหลักฐานเทียบเท่าการเซ็นสัญญาในรูปแบบกระดาษ

การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทางกฎหมาย

หากการทำสัญญาแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามข้อบังคับที่พูดไปข้างนั้น จะถือว่าเอกสารฉบับนั้นมีผลบังคับใช้ตามกฏหมายโดยทันที และจะพิจารณาความน่าเชื่อถือของเอกสารจากลักษณะ วิธีการจัดทำ วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ความปลอดภัยของเทคโนโลยีที่นำมาใช้จัดเก็บ เพื่อรับรองว่าข้อมูลเหล่านี้จะไม่ถูกปลอมแปลง หรือดัดแปลงไปจากเดิม แต่ก็ยังไงก็ตามยังมีปัจจัยอื่น ๆ เข้ามาประกอบการพิจารณาของศาลอีกทีหนึ่ง

ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน

อ่านเพิ่มเติม : การจัดการเอกสารแบบเดิม VS การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แบบไหนดีกว่ากัน?

การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทางกฎหมาย

สรุป

หากคุณสามารจัดทำสัญญาให้ครบถ้วนตามรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ ก็ถือว่าสัญญาเหล่านี้มีผลบังคับใช้ตามกฎหมายแล้ว แต่ถ้าต้องการให้สัญญามีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น ควรจัดเก็บไว้ในระบบที่มีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล อย่างระบบจัดการเอกสาร หรือระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นต้น

หากคุณกำลังมองหาระบบจัดการเอกสาร เราให้คำปรึกษากับองค์กรชั้นนำมากมาย และมีองค์กรมากมายนำระบบของเราไปใช้ เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ยินดีให้คำปรึกษา ติดต่อโทร. 02-551-2097 ต่อ 601

ที่มา : กรุงเทพธุรกิจ