ปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เริ่มปฏิบัติตามแนวคิดการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด หรือที่เรียกว่า Paperless Solution เพื่อเป็นการลดภาระค่าใช้จ่าย และเพื่อเป็นการรักษาสิ่งแวดล้อมไปในตัว หลายองค์กรจึงมีการหันมาใช้การบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล
ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลเอกสาร หรือฐานข้อมูลต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลฟอร์แมตก็จะยิ่งทำให้ง่ายต่อการทำงานอีกด้วย ในสมัยก่อนอาจใช้การเก็บบันทึกข้อมูลโดยวิธีการจดบันทึก หรือการใช้เครื่องพิมพ์ดีด และได้พัฒนามาจนถึงการมีเครื่องปริ้นเตอร์ที่สามารถพิมพ์เอกสารออกมาในกระดาษ
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
โดยวันนี้เรามีเทคนิคเพื่อนำพาองค์กรของคุณก้าวสู่โลกที่ไร้กระดาษได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะมีเทคนิคอะไรบ้างไปดูกันเลยค่ะ
ถ้าหากพูดถึงสื่อการบันทึกข้อมูลทุกคนก็คงจะนึกถึงแฟลชไดร์เป็นสิ่งแรก เพราะเป็นอุปกรณ์ที่ทุกคนคุ้นเคยกันดี เป็นอุปกรณ์สำหรับเก็บข้อมูลแบบแฟลช มีขนาดเล็กพกพาง่าย และสะดวกต่อการทำไปใช้งาน อีกหนึ่งสิ่งที่เมื่อก่อนนิยมใช้คือซีดีรอมและดีวีดีรอมสามารถบันทึกข้อมูลเสียงในระบบสเตอริโอได้แต่ดีวีดีรอมจะสามารถบันทึกข้อมูลได้ทั้งสองด้านจึงทำให้สามารถบันทึกข้อมูลได้มากกว่าซีดีรอม การ์ดเมมโมรีเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่จิ๋วและปัจจุบันได้พัฒนาให้นำมาใช้กับกล้องดิจิทัล และโทรศัพท์มือถือ
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
ปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวไกลมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ทำการบันทึกไว้ หรือหากเกิดเหตุฉุกเฉินถ้าข้อมูลที่มีอยู่เป็นเพียงแผ่นกระดาษอาจจะเสียหายได้ง่ายดาย แต่กลับกันการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ หรือในบราวเซอร์หากเกิดเหตุฉุกเฉินไฟดับหรือคอมพิวเตอร์เกิดการเสียหายก็ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพราะมีการบันทึกข้อมูลเอาไว้เป็นไฟล์ส่วนกลางจึงไม่ต้องเป็นกังวลว่าข้อมูลที่ทำการบันทึกเอาไว้จะสูญหาย
แต่ในบางอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับการบันทึกข้อมูลอาจจำเป็นจะต้องใช้ร่วมกับคอมพิวเตอร์ทุกครั้ง หากไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ก็อาจจะเปิดข้อมูลที่บันทึกไว้ไม่ได้ แต่ส่วนใหญ่ในปัจจุบันได้เปลี่ยนมาบันทึกข้อมูลเก็บข้อมูลที่บันทึกไว้ในไฟล์ส่วนกลาง หรือบันทึกข้อมูลเอาไว้ในบราวเซอร์ เพื่อการใช้งานที่สะดวกและสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ บางกรณีอาจใช้โทรศัพท์มือถือเข้าถึงได้เช่นกัน
สรุป
ดังนั้นประโยชน์ของการบันทึกข้อมูลเป็นผลดีต่อทุกองค์กรมาจริง ๆ ข้อมูลจะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้อย่างดี สามารถบ่งบอกได้ชัดเจนว่าเป็นข้อมูลการบักทึกเกี่ยวกับเอกสารอะไร การบันทึกข้อมูลอาจจำแนกตามแหล่งที่มาเพื่อการค้นหาได้ง่าย เช่นข้อมูลจากภายในองค์กร หรือข้อมูลจากภายนอกองค์กร เมื่อแยกแบบชัดเจนก็จะทำงานง่ายขึ้นไม่ต้องกลัวสูญหายหรือชำรุด
อีกทั้งข้อมูลยังสามารถเก็บไว้ในระยะยาวถาวรเป็นประโยชน์ต่อการทำงานในอนาคตอย่างยิ่ง และสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารได้โดยที่ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลที่ทำการบันทึกได้เหมือนกันทุกคน บางหน่วยงานหรือธุรกิจบางธุรกิจมีเอกสารมากมายที่ยังคงต้องใช้งานก็แต่ก็ยุ่งยากกับการจัดเก็บเอกสาร ก็มักจะใช้วิธีการบันทึกข้อมูลเพื่อลดพื้นที่จัดเก็บ และลดต้นทุนในการใช้กระดาษแทน จุดประสงค์หลักของการออกแบบฐานการบันทึกข้อมูลเพื่อการลดความซ้ำซ้อน
สาเหตุที่ต้องลดความซ้ำซ้อน เนื่องจากความยากในการปรับปรุงข้อมูล กล่าวคือถ้าเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนกันหลายแห่ง เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลแล้วปรับปรุงข้อมูลไม่ครบทำให้ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกันของข้อมูลตามมา และยังเปลืองเนื้อที่การจัดเก็บข้อมูลด้วย เนื่องจากข้อมูลชุดเดียวกันจัดเก็บซ้ำกันหลายแห่งนั่นเอง ทำให้การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายรวดเร็วและถูกต้อง โดยจะมีการกำหนด สิทธิในการเรียกใช้ข้อมูลตามลำดับความสำคัญของผู้ใช้ ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีระบบรักษา ความปลอดภัยเพื่อป้องกันการจารกรรมข้อมูล
ติดต่อกับเรา Bangkok Scan ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน
