สิ่งที่คุณต้องรู้ ? ในการสแกนเอกสาร PDPA
การจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัลกลายเป็นเรื่องจำเป็นในยุคดิจิทัล การสแกนเอกสารไม่เพียงช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บ แต่ยังเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงและแชร์ข้อมูล อย่างไรก็ตาม เมื่อเอกสารที่ถูกสแกนมีข้อมูลส่วนบุคคล การจัดเก็บและใช้ข้อมูลเหล่านั้นต้องปฏิบัติตาม พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล PDPA ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของบุคคล
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
PDPA คืออะไร?
PDPA หรือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 คือ กฎหมายที่มีวัตถุประสงค์เพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของประชาชนในประเทศไทย โดยกำหนดให้ผู้เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ต้องปฏิบัติตามหลักการที่กฎหมายกำหนด เพื่อป้องกันการละเมิดสิทธิความเป็นส่วนตัว
ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data)
ข้อมูลส่วนบุคคลหมายถึงข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้โดยตรงหรือโดยอ้อม เช่น
- ชื่อ-นามสกุล
- เลขบัตรประชาชน
- เบอร์โทรศัพท์
- ข้อมูลสุขภาพ
- ข้อมูลทางการเงิน
สิทธิของเจ้าของข้อมูล
เจ้าของข้อมูลมีสิทธิหลายประการ เช่น
- สิทธิในการรับรู้ข้อมูลที่ถูกรวบรวม
- สิทธิในการเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูล
- สิทธิในการขอให้แก้ไขหรือลบข้อมูล
- สิทธิในการเพิกถอนความยินยอม
การสแกนเอกสาร
การสแกนเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน หรือสัญญาทางการเงิน ถือเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้น ผู้ที่สแกนเอกสารและจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลต้องปฏิบัติตามเพื่อป้องกันการละเมิดสิทธิของเจ้าของข้อมูล
ประเภทของเอกสารที่ต้องระวัง
- เอกสารทางการเงิน: เช่น ใบแจ้งหนี้และสัญญาการเงิน
- เอกสารส่วนบุคคล: บัตรประชาชน หนังสือเดินทาง
- เอกสารสุขภาพ: ประวัติการรักษา ใบรับรองแพทย์
- เอกสารทางกฎหมาย: สัญญาและข้อตกลงต่าง ๆ
ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
- การรั่วไหลของข้อมูลจากการจัดเก็บที่ไม่ปลอดภัย
- การเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต
- การใช้ข้อมูลโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล
แนวทางปฏิบัติในการสแกนเอกสารให้สอดคล้องกับมาตรฐาน
การขอความยินยอม (Consent)
ก่อนการสแกนเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล ควรขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล โดยแจ้งวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมและการใช้งานข้อมูลอย่างชัดเจน
การจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย
- การเข้ารหัสไฟล์: ใช้รหัสผ่านในการป้องกันการเข้าถึงไฟล์
- การจัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัย: เลือกบริการคลาวด์ที่มีมาตรการความปลอดภัยสูง เช่น การเข้ารหัสข้อมูลและการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน (Two-Factor Authentication)
- การจัดเก็บในเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร: สำหรับข้อมูลที่มีความอ่อนไหวสูง ควรเก็บในเซิร์ฟเวอร์ที่มีการควบคุมการเข้าถึง
การจำกัดการเข้าถึงข้อมูล
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เพื่อลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูล
การลบข้อมูลอย่างปลอดภัย
เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลแล้ว ควรลบไฟล์อย่างถาวรด้วยวิธีที่ปลอดภัย เช่น การใช้ซอฟต์แวร์ลบข้อมูล หรือการล้างฮาร์ดไดรฟ์อย่างสมบูรณ์
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
การใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยในการปฏิบัติ
ซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร
- Adobe Acrobat: มีฟีเจอร์การเข้ารหัสไฟล์และการใส่ลายน้ำ
- Scanner Pro: รองรับการสแกนเอกสารพร้อมเข้ารหัสข้อมูล
- DocuSign: ใช้สำหรับจัดการเอกสารและเซ็นเอกสารดิจิทัลอย่างปลอดภั
ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System - DMS)
DMS ช่วยในการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ โดยมีฟีเจอร์การควบคุมการเข้าถึงและการติดตามการใช้งานเอกส
การใช้ AI และ OCR
AI และ OCR (Optical Character Recognition) ช่วยในการสแกนเอกสารและแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัล โดยสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
บทลงโทษและความรับผิดชอบตาม PDPA
บทลงโทษทางกฎหมาย
- ค่าปรับทางปกครอง: สูงสุด 5 ล้านบาท
- ค่าปรับทางอาญา: สูงสุด 1 ล้านบาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 ปี หรือทั้งจำทั้งปรับ
- ค่าปรับทางแพ่ง: สูงสุด 2 เท่าของความเสียหายที่เกิดขึ้น
ความรับผิดชอบขององค์กร
องค์กรต้องแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPO) และมีมาตรการป้องกันการละเมิดข้อมูลอย่างเคร่งครัด
อ่านเพิ่มเติ่ม : สแกนเอกสารราชการ ให้ถูกต้องตามมาตรฐาน
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
สรุป
การสแกนเอกสารในยุคดิจิทัลเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บและจัดการข้อมูล แต่เมื่อเอกสารเหล่านั้นมีข้อมูลส่วนบุคคล การปฏิบัติตาม PDPA เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อป้องกันความเสี่ยงทางกฎหมายและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล แนวทางที่แนะนำในบทความนี้จะช่วยให้คุณสแกนและจัดเก็บเอกสารได้อย่างถูกต้องและปลอดภัยในยุคดิจิทัล
