5 เทรนด์ บริการสแกนเอกสารที่ควรรู้
ในยุคดิจิทัลที่การทำงานและการบริหารจัดการข้อมูลขององค์กรต้องมีความรวดเร็วและแม่นยำการจัดเก็บเอก สารในรูปแบบดิจิทัลกลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรสู่ความสำเร็จเทคโนโลยีการสแกนเอกสารได้ก้าวหน้าอย่างมากจากอดีตที่เป็นเพียงการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF ปัจจุบันบริการสแกนเอกสารได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถหลากหลายขึ้นช่วยทำให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 5 เทรนด์ บริการสแกนเอกสารที่ควรรู้
เพื่อให้การปรับใช้การสแกนเอกสารในองค์กรของคุณเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือ 5 เทรนด์ของ บริการสแกนเอกสารที่ควรรู้ ซึ่งจะช่วยให้คุณทราบถึงเทคโนโลยี และ แนวทางใหม่ๆที่น่าสนใจ และ สามารถเพิ่มประสิทธิ ภาพการจัดการข้อมูลขององค์กรได้
1. เทคโนโลยี OCR ที่พัฒนาให้มีความแม่นยำสูงขึ้น (Advanced OCR)
บริการสแกนเอกสารที่ควรรู้ เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) เป็นหัวใจสำคัญของ บริการสแกนเอกสาร เนื่องจากช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถอ่านข้อความจากเอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ การพัฒนา OCR ในปีนี้ได้ก้าวข้ามข้อจำกัดจากอดีต ด้วยการใช้เทคโนโลยี ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และ Machine Learning ซึ่งทำให้การอ่านและแยกแยะตัวอักษรที่ซับซ้อนหรือข้อความที่อยู่ในภาพพื้นหลังไม่เรียบทำได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
การพัฒนาในด้านนี้ทำให้ บริการสแกนเอกสาร สามารถช่วยให้การเก็บข้อมูลและการค้นหาข้อมูลทำได้รวดเร็วและแม่นยำ โดยไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับฟอนต์พิเศษหรือเอกสารที่มีลายเซ็นต์หรือรูปร่างซับซ้อนอีกต่อไป
2. การจัดเก็บในระบบคลาวด์และการเข้าถึงแบบเรียลไทม์
ความคล่องตัวในการทำงานคือสิ่งที่องค์กรต้องการในปัจจุบัน ซึ่งการใช้ บริการสแกนเอกสาร ร่วมกับระบบคลาวด์จึงเป็นเทรนด์ที่ไม่สามารถมองข้ามได้ระบบคลาวด์ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นไปอย่างประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์ใด ๆ หรือการแชร์ข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย
บริการสแกนเอกสารที่ควรรู้การจัดเก็บเอกสารในคลาวด์ช่วยลดข้อจำกัดด้านพื้นที่จัดเก็บและยังช่วยให้การเข้าถึงเอกสารสำคัญ ๆ เป็นไปอย่างสะดวกสบาย โดยที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพสูงขึ้น แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูลจากการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
3. การใช้ AI ในการจัดการข้อมูลและแยกประเภทเอกสาร
ปัจจุบันเทคโนโลยี AI ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการประมวลผลข้อมูลที่ได้รับจากการสแกน โดยการสแกนเอกสารแบบดั้งเดิมอาจทำได้แค่การแปลงเอกสารให้เป็นรูปภาพหรือไฟล์ PDF แต่เทรนด์ใหม่ของบริการสแกนเอกสารในปีนี้คือการใช้ AI เข้ามาช่วยแยกประเภทเอกสารและดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสารที่สแกน เช่น หมายเลขบัญชี ชื่อบริษัท วันที่ หรือจำนวนเงิน เป็นต้น
การใช้ AI ทำให้องค์กรสามารถดึงข้อมูลได้แบบอัตโนมัติ ลดเวลาในการจัดการข้อมูล และ ช่วยให้ทีมงานสามารถค้นหาข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว การดึงข้อมูลอัตโนมัติยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการ กรอกข้อมูลด้วยมือทำให้ข้อมูลที่เก็บในระบบมีความถูกต้องแม่นยำมากขึ้นเทคโนโลยีนี้เป็นประโยชน์โดยเฉพาะกับองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น บริษัททางการเงิน สถาบันการศึกษา และโรงพยาบาล
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ทำไมยังต้องใช้ บริการบันทึกข้อมูลในยุค AI กำลังมาแรง?
4. การใช้บล็อกเชนเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของเอกสาร
การใช้บล็อกเชนเป็นเทคโนโลยีที่ได้รับความสนใจในด้านความปลอดภัยของข้อมูลอย่างมาก โดยการนำบล็อกเชนมาประยุกต์ใช้กับบริการสแกนเอกสารจะช่วยเพิ่มระดับความปลอดภัยในการจัดเก็บและการเข้าถึงเอกสารโดยเฉพาะ เอกสารที่มีข้อมูลสำคัญหรือมีความลับสูง เช่น เอกสารสัญญา ข้อมูลทางการแพทย์ และข้อมูลการเงิน
เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บในบล็อกเชน ทุก ๆ การเปลี่ยนแปลงหรือการเข้าถึงข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในบล็อกเชนที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล นอกจากนี้ บล็อกเชนยังช่วยในการตรวจสอบการเข้าถึงย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพจึงเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความปลอด ภัย และ ความน่าเชื่อถือในการจัดเก็บเอกสารดิจิทัล
5. การรวมเข้ากับระบบการจัดการองค์กรเพื่อเพิ่ม Productivity
อีกหนึ่งเทรนด์สำคัญในปีนี้คือบริการสแกนเอกสารที่สามารถรวมเข้ากับระบบการจัดการขององค์กรเช่น ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) หรือระบบ HRMS (Human Resource Management System) การรวมเข้ากับระบบเหล่านี้ช่วยให้การจัดเก็บและการเข้าถึงข้อมูลทำได้อย่างเป็นระบบโดยข้อมูลที่สแกนและแปลงเป็นดิจิทัลจะถูกเชื่อมโยงกับระบบที่ใช้ในองค์กรได้โดย ตรง
การรวมระบบนี้ ช่วยให้ทีมงานสามารถใช้ข้อมูลที่ได้รับจากเอกสารในการวิเคราะห์ข้อมูลการตรวจสอบ และการตัดสินใจได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นเช่นแผนกบัญชีสามารถเชื่อมโยงข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่สแกนไว้กับระบบ ERPได้ทันทีหรือทีมขายสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้โดยไม่ต้องค้นหาเอกสารอีกต่อไปนอกจากนี้ยังช่วยเพิ่ม Productivity ของทีมงานด้วยการลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนและเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
สรุป
บริการสแกนเอกสารที่ควรรู้ การสแกนเอกสารได้พัฒนาไปไกลมากในปีนี้ โดยมีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น OCR ที่แม่นยำยิ่งขึ้น ระบบคลาวด์ที่ช่วยให้เข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ AI ที่ช่วยในการดึงข้อมูล บล็อกเชนที่เพิ่มความปลอดภัย และการรวมเข้ากับระบบองค์กรเพื่อเพิ่ม Productivity การเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นดิจิทัลไม่ใช่แค่การแปลงไฟล์อีกต่อไป แต่เป็นการเพิ่มความคล่องตัวให้กับการจัดการข้อมูลในองค์กรอย่างแท้จริง
การนำเทรนด์เหล่านี้มาใช้กับธุรกิจของคุณไม่เพียงช่วยลดข้อจำกัดในด้านการจัดเก็บและการค้นหาเอกสาร แต่ยังช่วยเสริมสร้างศักยภาพการทำงานในองค์กรให้เกิดการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมให้คุณก้าวไปกับการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัลได้อย่างมั่นคง
